Có khả năng tính toán và báo cáo chi phí lưu trữ kho thực tế là chìa khóa để lập kế hoạch tài chính cũng như lập kế hoạch hậu cần và hàng tồn kho. Có nhiều yếu tố phải được xem xét khi tính toán các chi phí này. Nắm bắt dữ liệu này có thể là một thách thức, nhưng nó rất quan trọng nếu một công ty biết được chi phí và lợi nhuận thực sự của mình và xác định nơi cải tiến có thể và nên được thực hiện.
Đo các bức tường bên ngoài của kho. Điều này nên bao gồm tất cả các khu vực của tòa nhà mà bạn đang trả tiền thuê nhà và được coi là một phần của nhà kho. Nếu tòa nhà có hình dạng kỳ lạ hoặc đã được mở rộng nhiều lần, nhiệm vụ này có thể hơi tốn thời gian. Khi bạn đã hoàn thành việc đo lường, hãy tính số feet vuông trong kho. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ nói nhà kho sâu 175 feet và dài 230 feet. Điều này dẫn đến tổng cộng 40.250 feet vuông (175 X 230 = 40.250). Đây là số đầu tiên bạn sẽ cần để hoàn thành các tính toán chi phí lưu trữ của mình.
Xem xét báo cáo tài chính để xác định các chi phí phát sinh của kho trong 12 tháng trước. Thêm chi phí để thuê tòa nhà, tiện ích, hợp đồng bảo mật và chi phí cho bất kỳ dịch vụ nào như dịch vụ cảnh quan hoặc bảo vệ. Thêm vào đó là chi phí tiền lương và bất kỳ lợi ích nhân viên nào được cung cấp, bao gồm bảo hiểm y tế, đóng góp 401k và thuế. Bao gồm chi phí bảo hiểm cũng như chi phí thiết bị như xe nâng, máy photocopy, máy tính và phương tiện. Trong danh sách này, thêm bất kỳ chi phí nào khác phát sinh bởi kho trong khoảng thời gian được đề cập. Khi tất cả các dữ liệu đã được thu thập, tổng số tiền để xác định chi phí hàng năm để vận hành kho.
Chia tổng chi phí phát sinh của kho cho số feet vuông trong kho. Nếu tổng số Bước 2 là 750.000 đô la thì chi phí cho mỗi foot vuông của bạn sẽ là 18,63 đô la. Thông tin này có giá trị khi tính toán chi phí của một cơ sở mới so với một cơ sở hiện có.
Tính toán chi phí lưu trữ một cách bổ sung. Lấy tổng số đơn vị vận chuyển trong 12 tháng trước và thêm tổng số đơn vị hiện đang được lưu trữ trong kho. Đây là tổng số đơn vị được xử lý trong năm trước. Chia tổng chi phí kho hàng là 750.000 đô la cho số đơn vị được xử lý, trong ví dụ này sẽ là 500.000 đơn vị, cung cấp cho bạn chi phí lưu trữ kho là 1,50 đô la mỗi đơn vị. Tính toán này có thể giúp xác định lợi nhuận tổng thể, nơi cần cải thiện và cách thay đổi có thể ảnh hưởng đến chi phí trên mỗi đơn vị hàng tồn kho.